5 estratégias para reduzir custos na contabilidade

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Uma situação muito comum das empresas, incluindo as de contabilidade, é o alto valor de custos. Para quase todos os processos é preciso despender valores altos para aplicação e manutenção de ferramentas. 

Os altos custos operacionais podem ser extremamente prejudiciais para as contabilidades, comprometendo sua saúde financeira e competitividade. Aqui estão algumas das principais consequências:

  1. Redução da lucratividade; 
  2. Aumento do preço de serviços; 
  3. Menor flexibilidade financeira; 
  4. Pressão sobre a qualidade; 
  5. Risco de endividamento. 

Para evitar que o seu negócio passe por situações como essas, é necessário implantar estratégias para reduzir custos na contabilidade. Por isso, separamos para você 5 dicas para aplicar na sua empresa e reduzir custos.

 1. Analise todos os seus custos

O primeiro passo para ter ciência de quanto você realmente está gastando e com o quê está gastando tempo é através da análise de dados. 

Esse parece ser um passo óbvio, mas muitas contabilidades negligenciam isso achando, supostamente, que já conhecem seus gargalos. 

Entretanto, sem a análise e a revisão de todos os valores, é impossível delinear qualquer estratégia para redução de custos operacionais.

2. Facilite processos e mapeie seus gargalos

De início, essa parece ser uma atividade difícil de colocar em prática, mas pode ser feita com alguns passos simples:

Automatização de tarefas

Utilizar software de contabilidade que automatize tarefas rotineiras como a entrada de dados, a emissão de faturas e a reconciliação bancária. Para isso, o Conversor é a ferramenta ideal para sua contabilidade parar de perder tempo em tarefas manuais.

Padronização de procedimentos

Quando você possui processos detalhadamente definidos, você diminui também a chance de erros e retrabalhos, pois eles serão os guias dos seus colaboradores no dia a dia. Além disso, ter processos padronizados torna o treinamento de novos funcionários muito mais rápido e eficiente.

Utilização de tecnologia em nuvem

Adotar soluções em nuvem permite acesso fácil e seguro às informações contábeis de qualquer lugar, promovendo a colaboração em tempo real e reduzindo a necessidade de infraestrutura física.

Analise os fluxos de trabalho e elimine etapas desnecessárias. Você também pode adotar a metodologia Lean para reduzir processos que não agregam valor.

Como funciona a metodologia Lean?

A metodologia Lean foi criada pelo professor James P. Womack, do Massachusetts Institute of Technology, e divulgada através do livro “A máquina que mudou o mundo”, escrito por ele, em 1990. No livro, o autor discorreu sobre essa metodologia aplicada à indústria automobilística, mas que, mais tarde, começou a ser adaptada e aplicada em startups dos mais diversos segmentos.

Foi aí que surgiu o temo Lean Startup, criado por Eric Ries, empreendedor do Vale do Silício. Para a metodologia fazer sentido para o negócio dele, ele combinou técnicas de marketing, tecnologia e gestão.

Com isso, ele tornou essa metodologia mais universal e passível de ser publicada em qualquer empresa de qualquer segmento, baseada nestes 5 pilares:

Basicamente, a metodologia é baseada em:

  • Valor: identificar o que é valor para o cliente e focar no seu desenvolvimento;
  • Fluxo de valor: mapear todo o fluxo de valor, desde a matéria-prima até o produto final, e identificar as etapas que agregam valor e as que não agregam;
  • Fluxo contínuo: buscar a eliminação de interrupções e gargalos no processo produtivo;
  • Produção puxada: produzir apenas o que é necessário, quando é necessário, com base na demanda real do cliente;
  • Melhoria contínua: buscar constantemente melhorias nos processos, envolvendo todos os colaboradores, e trabalhar em equipe para identificar e eliminar desperdícios.

Fonte: MJV Technology & Innovation

3. Investir na própria equipe

Muitos acreditam ser preciso alterar toda a equipe para ter melhores resultados, sem se dar conta de que o investimento na própria equipe pode ser muito mais eficiente – e mais barato.

Investir na própria equipe economiza tempo e reduz custos de contratação, que podem ser muitos a depender dos seus processos. Assim, você não terá custos com anúncios de vagas nem com processos seletivos.

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Além disso, ao investir na própria equipe você aproveita o conhecimento que o seu time já tem sobre a cultura e os clientes da empresa, e isso economiza muito tempo de treinamento.

Capacitar a própria equipe com treinamentos específicos pode ser um grande motor de aumento de produtividade, pois seus profissionais que já conhecem a rotina da contabilidade irão aplicar os novos processos aprendido em algo que já é de conhecimento deles. Isso aumenta a eficiência e a precisão nas tarefas.

4. Ações para economia de energia

Gastos com energia representam uma porcentagem significativa dos gastos operacionais da empresa, e isso porque muitas das estratégias que podem ser aplicadas ainda não estão sendo feitas.

Para entender o que é possível fazer na sua contabilidade para economizar energia, faça uma análise detalhada para verificar se há desperdício ou ineficiência.

Há uma tarefa muito simples que pode fazer uma grande diferença: substituir as lampadas comuns pelas de LED de baixo consumo. Analise em quais ambientes é possível fazer isso e inicie a substituição.

Além disso, instalar sensores de movimentos em locais estratégicos pode reduzir sua conta de luz. Dê uma atenção especial também para a configuração dos ar-condicionados e aquecedores para garantir que não está havendo desperdício neles.

E caso sua empresa ainda não seja adepta às fontes de energia mais sustentáveis, a hora de considerá-las é agora. Os painéis solares e o uso de energia eólica podem demandar gastos maiores de início, mas a longo prazo eles irão trazer muita economia. Estima-se que painéis solares podem resultar em uma economia de 50% a 95% na sua conta de luz.

E por último, mas não menos importante, é criar uma cultura de conscientização na sua contabilidade. Alerte seus colaboradores para terem um olhar mais atento no dia a dia, solicitando que desliguem os equipamentos da tomada antes de saírem e verifiquem os climatizadores.

Criar uma cultura agradável de colaboração não irá apenas reduzis os custos da sua contabilidade, mas também garantir maior unidade entre os times.

5. Automação dos lançamentos contábeis

Automatize processos, implemente softwares de gestão integrados e adote ferramentas digitais que simplifiquem tarefas e aumentem a eficiência da equipe. Os lançamentos contábeis demandam muito tempo do time contábil, tempo esse que poderia estar sendo gasto com atividades mais estratégicas.

Para isso, o Conversor é uma ferramenta essencial para empresas que desejam economizar dinheiro e eliminar erros manuais nos processos contábeis. 

Ao automatizar tarefas repetitivas e demoradas, a ferramenta reduz o tempo e os recursos necessários, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades estratégicas. 

Com suporte técnico contínuo e atualizações regulares, a ferramenta permanece eficiente e em conformidade com as normas do setor, proporcionando segurança robusta para dados financeiros sensíveis.

Assim, o Conversor permite que as empresas melhorem a produtividade e parem de perder tempo com lançamentos contábeis e conversão de arquivos para o sistema domínio. 

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