Na era da tecnologia, a sua empresa contábil não precisa mais ser um ramo meramente burocrático! Porém, muitas ainda vivem essa realidade e perdem tempo em tarefas que já podem ser automatizadas.
Confira aqui nosso top 5 tarefas maçantes – e desnecessárias – que desperdiçam o tempo e dinheiro da sua empresa!
01 – Digitar planilhas
Em especial quando a empresa contábil recebe do cliente dados em um formato diferente do que o sistema contábil aceita, e se você não tem um software de conversão de documentos apropriado, acaba sendo necessário digitar manualmente, número por número, esses valores em planilhas ou no sistema.
Esse processo pode levar horas e, com certeza, poderia ser feito de maneira mais rápida! Além de desperdiçar tempo, é uma tarefa cansativa para o colaborador responsável, o que também aumenta a chance de erros.
02 – Lançar dados manualmente no sistema
Época de lançamentos fiscais, de folha ou contábeis costuma ser um caos se o trabalho precisa ser feito manualmente. Passar dados item por item para o sistema rouba semanas de trabalho e, consequentemente, muito dinheiro!
Ainda mais porque tudo na contabilidade tem um prazo, e quando é necessário fazer uma tarefa tão mecânica com toda a pressão da entrega, o problema fica ainda maior, resultando em trabalhadores cansados e estressados.
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03 – Revisão e auditoria dos dados
Quando a conta não fecha o desespero é grande! Afinal, na contabilidade estamos geralmente cuidando da saúde financeira de outras empresas, então é necessário entregar um trabalho impecável para não gerar transtornos para ninguém. Então, quando os valores não batem, é hora de conferir o que aconteceu no meio do caminho.
É aí que entra a tarefa maçante: precisar encontrar onde aconteceu o erro entre os infinitos documentos, muitas vezes preenchidos manualmente. Haja tempo e paciência!
Leia mais: Fechamento contábil sem horas extras: o guia para uma rotina mais eficiente
04 – Refazer trabalhos perdidos
Se você não tem sistema de backup automático, o cuidado para não perder dados sem querer precisa ser redobrado! O problema só aumenta se a empresa tem muitos funcionários com acesso aos mesmos documentos e sistemas, tornando ainda mais difícil rastrear o que aconteceu quando uma informação ou documento desaparece.
Mas, mesmo com todo cuidado, infelizmente perder informações é sempre uma possibilidade sem backup automático. E quando isso acontece, lá se vai ainda mais tempo para refazer tudo de novo!
05 – Revisar documentos extensos
Para não dar margem para erros quando tudo na empresa é feito “à mão”, é necessário ter um cuidado imenso para que erros não passem. Afinal, um lançamento errado é uma dor de cabeça que toda empresa contábil quer evitar. Você pode conferir aqui como evitar erros e retrabalhos da sua equipe contábil.
Porém, garantir que esse erro não ocorra ocupa um grande tempo dos profissionais que vão precisar ler e reler planilhas e documentos longos, porém importantes.
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